Wie kann aus dem Homeoffice ein Projekt effektiv gemanagt werden?

Bereits vor den landesweiten Kontaktbeschränkungen sind wir in das Homeoffice gewechselt - zum Schutz für uns und natürlich auch zur Sicherstellung unserer Lieferfähigkeit. Die Vorbereitungen dafür waren schnell abgeschlossen. Alle Mitarbeiter haben die technische Ausstattung, mit der das Arbeiten von daheim gewährleistet ist. Aber wie organisieren wir das? Wie wird die Kommunikation sein? Welche Herausforderungen werden uns erwarten? Und wie soll ein Kundenprojekt remote strukturiert werden, sodass wir effizient sind?

Projekte sind mehr als eine einfache Aufgabenliste, die man abarbeitet. Die Anforderungen müssen ständig neu priorisiert werden. In dem virtuellen Daily werden mit allen Mitarbeitern die Aufgaben besprochen. Das gibt uns eine Plattform, wo Aufgaben klar priorisiert werden können, aber auch ad hoc sich Menschen zu Meetings verabreden können. So kann der Tag effektiv innerhalb kürzester Zeit geplant werden, ohne unnötige Ressourcen in zu langen Meetings zu binden.

Durch Teamboards können alle wichtigen Aufgaben aufgezeigt werden. So ist klar ersichtlich, wer an welcher Aufgabe arbeitet. Kleine Abstimmungen werden über Videokonferenzen spontan organisiert. Workshops werden virtuell abgehalten. Mit verschiedenen Softwarelösungen haben wir die Möglichkeit, allen Meeting-Teilnehmern den eigenen Desktop zu zeigen. Dadurch können alle den Ausführungen folgen und erarbeiten Lösungen.

Vor Corona ärgerte man sich vielleicht über den Stau auf dem Weg zum Kunden. Im Homeoffice ist es eher der besorgte Blick auf den Datenstau. Eltern, die im Homeoffice sind, Kinder, die nicht in der Schule sind. Alle wollen eine Scheibe von der Bandbreite haben und zwar bestmöglich. Zwar gibt es Möglichkeiten der hauseigenen Zuteilung, wer die meiste Bandbreite erhält, aber in den Zeiten, in denen gefühlt jeder im Homeoffice ist, wird man von seinem Anbieter doch merklich gedrosselt. Plötzlich sind die Kollegen offline, schicken Nachrichten über das Handy, dass das Internet ausgefallen ist. Doch auch mit einem Hotspot über das Handy kann man zumindest an Telefonkonferenzen teilnehmen oder Mails beantworten, bis das Internet wieder da ist.

Im Homeoffice zu arbeiten fühlt sich an wie ein Einzelbüro. An gewissen Aufgaben kann man konzentrierter arbeiten. In Telefonkonferenzen sind alle sehr diszipliniert und auch größere Runden mit über 40 Personen sind effektiv und strukturiert. Durch die Digitalisierung gibt es viele Möglichkeiten, mit den Kollegen und Kolleginnen in Kontakt zu treten. Trotzdem freue ich mich wieder auf ein normales Arbeiten im Büro. Virtuelle Meetings können hilfreich sein, ersetzen aber niemals den persönlichen Kontakt!

Verfasser: Alina Tarazona, Betriebswirtin, Assistentin der Geschäftsleitung bei der PrimeFact IT Solutions GmbH & Co. KG